65% wdrożeń ERP kończy się fiaskiem. Jak nie stracić fortuny na S4HANA?

Wyobraź sobie sytuację, w której Twoja firma inwestuje ogromne środki w przejście na S4HANA, a po kilku miesiącach okazuje się, że zaplanowany budżet został przekroczony o 40%, a końca prac wciąż nie widać. Niestety, takie scenariusze zdarzają się zaskakująco często. Statystyki są alarmujące: aż 65% wdrożeń systemów ERP generuje wyższe koszty niż pierwotnie zakładano, a zaledwie 28% organizacji jest w stanie zrealizować tego typu projekty w ramach ustalonego harmonogramu i budżetu. Co zatem kryje się za tymi niepokojącymi danymi i jak ustrzec się przed dołączeniem do grona firm, które poniosły porażkę we wdrożeniu?

Wdrożenie S4HANA to złożone zadanie, które wymaga nie tylko eksperckiej wiedzy technologicznej, ale przede wszystkim głębokiego zrozumienia procesów biznesowych, które funkcjonują w danej organizacji. Zanim jednak przejdziemy do szczegółowej analizy, warto uświadomić sobie, dlaczego optymalizacja owych procesów odgrywa kluczową rolę w przygotowaniach do tej transformacji.

Kluczowe Kroki do Sukcesu Wdrożenia S4HANA

Aby zwiększyć prawdopodobieństwo sukcesu Twojego wdrożenia S4HANA, warto zastosować usystematyzowane podejście do optymalizacji procesów biznesowych. Poniżej przedstawiamy pięć kluczowych kroków, które pomogą ominąć najczęstsze pułapki:

1. Dokładne mapowanie istniejących procesów. Pierwszym krokiem jest precyzyjne odzwierciedlenie tego, jak konkretne procesy przebiegają w organizacji. Najlepiej w tym celu wykorzystać notację BPMN (Business Process Model and Notation), która jest zrozumiała dla wszystkich zainteresowanych stron i umożliwia jasne przedstawienie kolejnych etapów procesu,
2. Porównanie stanu faktycznego z pierwotnymi założeniami. Często okazuje się, że rzeczywiste procesy znacząco odbiegają od tego, co planowano na początku. Warto więc porównać aktualny stan z pierwotnymi założeniami, by dokładnie zlokalizować obszary, które wymagają szczególnej uwagi,
3. Wykorzystanie narzędzi Process Mining. Ta innowacyjna technologia umożliwia analizę danych pochodzących z systemów IT, co z kolei pozwala na odtworzenie faktycznych ścieżek procesowych. Dzięki temu zyskujemy wgląd w to, co, gdzie i w jakich ilościach przepływa w systemie,
4. Identyfikacja wąskich gardeł i punktów, w których proces zawraca. Process Intelligence to narzędzie, które pomaga wskazać miejsca, w których proces ulega zatrzymaniu lub wraca do poprzednich kroków. Przykładowo, w warsztacie samochodowym nierzadko zdarza się, że naprawa musi wrócić do wcześniejszego etapu z powodu braku odpowiednich części, co generuje straty i nieefektywność,
5. Staranne planowanie automatyzacji. Na podstawie zgromadzonych danych można określić, które elementy procesu kwalifikują się do automatyzacji, aby osiągnąć jak największe korzyści dla biznesu.

Rola Process Mining we Wdrożeniu S4HANA

Process Mining to przełomowa technologia, która zmienia sposób, w jaki analizujemy i optymalizujemy procesy biznesowe. Wykorzystując dane z systemów IT, umożliwia odtworzenie rzeczywistego przebiegu procesów, uwzględniając różne warianty, częstotliwość ich występowania oraz czas trwania poszczególnych kroków.

W kontekście wdrożenia S4HANA, Process Mining dostarcza nieocenionych informacji na temat:

• rzeczywistych ścieżek procesowych w organizacji,
• częstotliwości występowania poszczególnych wariantów procesu,
• czasu trwania poszczególnych kroków i całego procesu,
• miejsc, w których proces ulega zatrzymaniu lub powraca do poprzednich etapów,
• odchyleń od standardowego procesu.

Przykładowo, analizując proces zakupu, możemy dowiedzieć się, ile zapotrzebowań jest generowanych na poszczególne grupy materiałów, jaki jest ich późniejszy status, ile zostało zrealizowanych, a ile jest opóźnionych. Informacje te są kluczowe przy projektowaniu optymalnych procesów w nowym systemie.

Przyczyny Niepowodzeń Wdrożeń ERP

Co sprawia, że tak niewielu organizacjom udaje się zakończyć wdrożenie systemu ERP zgodnie z założonym harmonogramem i budżetem?

Jedną z głównych przyczyn jest niedostateczne zrozumienie realnych procesów biznesowych jeszcze przed rozpoczęciem wdrożenia. Często organizacje opierają się na idealistycznych modelach i założeniach, które nie mają odzwierciedlenia w rzeczywistości. To z kolei prowadzi do nieoczekiwanych komplikacji w trakcie wdrożenia, generując potrzebę poświęcenia dodatkowego czasu i zasobów.

Kolejnym problemem są „protezy”, czyli tymczasowe rozwiązania, które z czasem stają się trwałym elementem procesu. Te nieformalne obejścia rzadko znajdują odzwierciedlenie w dokumentacji, ale mogą mieć kluczowe znaczenie dla sprawnego funkcjonowania organizacji. Ich pominięcie podczas wdrożenia systemu ERP może prowadzić do poważnych zakłóceń operacyjnych.

Dodatkowo, brak stałego monitorowania i optymalizacji procesów prowadzi do tego, że z czasem stają się one coraz bardziej skomplikowane i nieefektywne. Aktualizacja do S4HANA stwarza doskonałą okazję do uporządkowania i uproszczenia tych procesów, co jednak wymaga dogłębnej analizy ich aktualnego stanu.

BPMN i Process Intelligence: Potężne Połączenie

Notacja BPMN (Business Process Model and Notation) nadal uznawana jest za najlepszy standard w dziedzinie modelowania procesów biznesowych. Intuicyjna i zrozumiała dla wszystkich interesariuszy, pozwala na precyzyjne przedstawienie kolejnych kroków procesu wraz z uwzględnieniem wariantów i wyjątków.

W połączeniu z Process Intelligence, BPMN staje się niezwykle potężnym narzędziem wspomagającym przygotowania do migracji do S4HANA. Process Intelligence dostarcza danych odzwierciedlających rzeczywisty przebieg procesów, które następnie mogą być przedstawione w formie diagramów BPMN.

Takie podejście umożliwia:

• porównanie procesów zaplanowanych z tym, co dzieje się w rzeczywistości,
• identyfikację obszarów wymagających optymalizacji,
• ustalenie priorytetów wdrożenia,
• zaplanowanie automatyzacji tam, gdzie przyniesie ona największe korzyści.

Co więcej, narzędzia do współpracy zespołowej pozwalają wielu osobom jednocześnie pracować nad analizą i optymalizacją procesów, co znacząco przyspiesza przygotowania do wdrożenia.

„Protezy” i Inne Ukryte Elementy Procesów

W każdej firmie z czasem pojawiają się tzw. „protezy” – rozwiązania tymczasowe, które mają ułatwić działanie do czasu wprowadzenia docelowego rozwiązania. Problem polega na tym, że te prowizoryczne rozwiązania często zostają na stałe, komplikując proces i utrudniając jego optymalizację.

Poza protezami, w procesach biznesowych pojawiają się również:

• obejścia – czyli sytuacje, w których pomijane są pewne procedury, na przykład w celu szybszej finalizacji sprzedaży pod koniec miesiąca,
• poprawki – wprowadzane w celu eliminowania błędów,
• warianty procesu – alternatywne ścieżki realizacji procesu, które wyewoluowały z czasem.

Process Mining umożliwia identyfikację tych nieoficjalnych elementów poprzez analizę rzeczywistych danych z systemów IT. Dzięki temu możliwe jest zidentyfikowanie obszarów wymagających szczególnej uwagi i zaprojektowanie optymalnych procesów dla nowego systemu.

Przykładowo, analiza może wykazać, że proces akceptacji faktur często opóźnia się w konkretnym dziale. Bardziej szczegółowa analiza może ujawnić, że pracownicy tego działu stosują nieformalne obejście, polegające na odkładaniu faktur, co prowadzi do opóźnień w płatnościach i potencjalnych kar umownych.

Odkrywanie Autentycznego Obrazu Procesów

Większość menedżerów posiada ogólne wyobrażenie o tym, jak przebiegają procesy w ich firmach. Jednak, gdy przychodzi do konkretów, często okazuje się, że rzeczywistość znacznie odbiega od założeń. Process Mining to narzędzie, które pozwala odkryć autentyczny obraz procesów biznesowych.

Wyobraźmy sobie sieć warsztatów samochodowych planującą przejście na S4HANA. Dzięki Process Mining można odkryć, że:

• w 30% przypadków naprawy wymagają powrotu do poprzedniego etapu z powodu brakujących części,
• proces zamawiania części od konkretnego dostawcy trwa średnio dwa razy dłużej niż od innych,
• 15% faktur jest zatwierdzanych z opóźnieniem, co generuje kary umowne.

Informacje te są bezcenne podczas projektowania optymalnych procesów w nowym systemie. Pozwalają na eliminację wąskich gardeł, automatyzację powtarzalnych czynności oraz wprowadzenie mechanizmów kontrolnych w miejscach, gdzie najczęściej pojawiają się błędy.

Praktyczny Plan Działania: Porównanie Procesów Zaplanowanych z Realiami

Kluczowym elementem przygotowań do wdrożenia S4HANA jest porównanie zaplanowanych procesów z realiami. Oto praktyczny plan działania:

1. Odtworzenie pierwotnych założeń. Zbierz całą dokumentację dotyczącą procesów, które były planowane podczas pierwotnego wdrożenia systemu ERP,
2. Analiza rzeczywistych procesów. Użyj narzędzia Process Mining do analizy danych z aktualnego systemu i odtwórz faktyczny przebieg procesów,
3. Identyfikacja różnic. Porównaj założenia z rzeczywistością i zidentyfikuj obszary, w których występują największe rozbieżności,
4. Analiza przyczyn. Zbadaj, dlaczego procesy ewoluowały w taki sposób. Przyczyną mogą być ograniczenia systemu, zmieniające się potrzeby biznesowe lub nieefektywność pierwotnego projektu,
5. Projektowanie optymalnych procesów. Bazując na zdobytej wiedzy, zaprojektuj procesy, które zostaną zaimplementowane w S4HANA. Skoncentruj się na eliminacji wąskich gardeł i automatyzacji powtarzalnych czynności,
6. Weryfikacja z interesariuszami. Upewnij się, że zaprojektowane procesy spełniają oczekiwania wszystkich interesariuszy i uwzględniają specyficzne wymagania biznesowe.

Ciągłe Monitorowanie i Optymalizacja

Optymalizacja procesów biznesowych nie powinna zakończyć się wraz z wdrożeniem S4HANA. Procesy biznesowe są dynamiczne i podlegają ciągłym zmianom, wynikającym z ewolucji rynku, regulacji prawnych oraz strategii firmy.

Ciągłe monitorowanie procesów biznesowych umożliwia:

• szybkie wykrywanie odchyleń od normy,
• identyfikację nowych wąskich gardeł,
• dostosowanie procesów do zmieniających się potrzeb biznesowych,
• ciągłe doskonalenie i podnoszenie efektywności.

Narzędzia Process Intelligence umożliwiają nie tylko jednorazową analizę przed wdrożeniem, ale także ciągłe monitorowanie procesów już po jego zakończeniu. Dzięki temu firma może szybko reagować na pojawiające się problemy i dostosowywać procesy do zmieniających się warunków.

Należy pamiętać, że optymalizacja jest procesem ciągłym. Nawet najlepiej zaprojektowany proces będzie wymagał modyfikacji wraz z ewolucją organizacji i jej otoczenia biznesowego. Dlatego warto inwestować zarówno w narzędzia, jak i w kompetencje umożliwiające ciągłe doskonalenie procesów biznesowych.