SAP Information Lifecycle Management (ILM)
Bardzo ważne jest wypracowanie odpowiedniego podejścia do zarządzania cyklem życia danych, szczególnie w przypadku danych osobowych. W tym kontekście ogromne znaczenie ma retencja danych osobowych. Okres retencji powinien być nie dłuższy niż jest to niezbędne do celów do którego dane zostały pozyskane. Po jego ustaniu powinny być one usunięte. Z pomocą przychodzi rozwiązanie SAP ILM (Information Lifecycle Management).
SAP ILM to narzędzie do zarządzanie cyklem życia informacji. Umożliwia zarządzanie wolumenami danych oraz zapewnia zgodność z wymaganiami prawnymi i regulacyjnymi w tym samym czasie. SAP ILM zarządza dostępem do danych dając możliwość zbudowania reguł określających kiedy dane muszą zostać usunięte, bo kończy się podstawa do ich magazynowania (Retention Management). Pomaga w przechowywaniu archiwalnych danych na nieużywanych systemach (System Decommissioning). Narzędzie zapewnia, że niepotrzebne dane będą usuwane.
SAP Information Lifecycle Management to:
- Kompleksowe podejście do zarządzania cyklem życia informacji
- Możliwość archiwizowania zarówno danych ustrukturyzowanych jak i nieustrukturyzowanych
- Możliwość utworzenia blokady wybranych danych, dzięki czemu ich destrukcja może zostać wstrzymana
- Obniżenie kosztów magazynowania danych
- Obniżenie całkowitych kosztów posiadania (TCO)
- Zmniejszenie obciążenia pracowników oraz zasobów baz danych
- Adresowanie wymagań audytowych w zakresie ochrony i przetwarzania danych osobowych
- Zmniejszenie ryzyka wycieku danych oraz ogólnego wolumenu danych
- Możliwość implementacji narzędzia SAP IRF
SAP Information Retrieval Framework (IRF)
Jest to narzędzie pozwalające na wyszukiwanie i raportowanie wszystkich wystąpień danych osobowych obiektu, którego te dane dotyczą.
SAP ILM a RODO:
- Narzędzie do zarządzania retencją wszystkich danych, m.in. danymi osobowymi
- Możliwość zbudowania reguł retencji oraz destrukcji danych (np. usuwanie danych po wygaśnięciu podstawy do ich przechowywania)
- Zapobiega nieautoryzowanemu dostępowi do zarchiwizowanych danych osobowych, niepotrzebnych w codziennej pracy
- Łatwe usuwanie danych osobowych dla których wygasła podstawa prawna do przetwarzania i przechowywania
- Usuwanie lub przeniesienie danych osobowych z nieużywanych już systemów
SAP IRF a RODO:
SAP IRF może być uważany za potencjalne narzędzie do spełnienia wymagań w zakresie prawa do zapomnienia danych osobowych, prawa dostępu do danych oraz prawa do przeniesienia danych. Pozwala na wyszukiwanie i raportowanie wszystkich danych osobowych dotyczących określonego obiektu. Wyniki wyświetlane są w formie ustrukturyzowanej listy z podziałem dotyczącym celu przetwarzania.