SAP Process Control zarówno w definicji, jak i w praktyce jest zcentralizowanym systemem kontroli procesów biznesowych, uwzględniającym ryzyka i wymogi zgodności w organizacji. Prawidłowo zdefiniowane i zaimplementowane kontrole w narzędziu istotnie wpływają na poprawę wydajności i efektywności realizowanych procesów, dzięki czemu organizacja ma możliwość koncentracji na swojej przedmiotowej działalności.
Narzędzie wykonuje i stale monitoruje kontrole najbardziej skomplikowanych procesów wg bardzo prostego schematu (UWAGA: od wersji 12.0 możliwe jest zaplanowanie zadania cyklicznego bez wymogu powiązania ich z kontrolą wewnętrzną):
W przeciwieństwie do bazowej konfiguracji, dostępnej "z pudełka" w ramach aktywacji tak zwanych BC-setów, kontrole, źródła danych oraz reguły biznesowe nie są dostępne w narzędziu od razu po jego zainstalowaniu.
Szczegóły dotyczące kontroli wewnętrznych oraz powiązanych z nimi danych podstawowych (struktura organizacyjna, struktura procesów) wynikają bezpośrednio ze specyfiki konkretnej organizacji oraz wymagań regulacyjnych, dlatego też powinny one zostać zaprojekowane, zbudowane oraz wgrane do narzędzia, np. za pomocą narzędzia MDUG.
Celem tego artykułu jest jednak przybliżenie standardowych reguł biznesowych oraz źródeł danych, pozwalających na budowę środowiska kontrolnego w SAP Process Control. Ogólne zasady dotyczące budowy powiązań między wskazanymi elementami zostały omówione w poprzednim blogu Kontrole detekcyjne w SAP Process Control (tekst w języku polskim, kluczowe sekcje: Dokumentacja struktury przedsiębiorstwa oraz Konfiguracja i testowanie kontroli automatycznej)
Aby skorzystać ze standardowych reguł dostępnych dla SAP Process Control wymagane jest przeanalizowane oraz wykonanie działań opisanych SAP Notach, znajdujących się na SAP Portalu.
Po wykonaniu wymaganych działań do weryfikacji pod kątem zasadności dla konkretnego wdrożenia SAP Process Control, dostępnych będzie 58 reguł, dla modułów systemu SAP: FI-AA, FI, HR, IT, MM, SD oraz grupa reguł specyficznych dla uzyskania zgodności z wymaganiami amerykańskiej Agencji Żywności i Leków (FDA).
Dodatkowo, reguły te są również technicznie opisane w zakresie podstawowych atrybutów takich jak: dane podstawowe, kluczowe tabele oraz programy wykorzystane dla omawianych reguł, zasad powiązań, warunki filtrowania, czy również warunki zgłoszenia naruszenia. Dokumentacja ta jest dołączona do określonych SAP Not.
W ramach standardowych reguł dostępne są dwa typy reguł (tzw. sub-scenarios):
W ramach obszaru finansowego dostępne są dwie duże grupy reguł:
Dla Zarządzania aktywami (FI-AA) reguły można podzielić na trzy główne grupy:
Reguły przypisane do procesu FI dotyczą znacznie bardziej zróżnicowanych obszarów, dlatego nie jest możliwe ich zagregowanie ze względu na grupy.
Poza regułami typu Konfigurowalnego, omówionymi powyżej, dla modułu FI udostępnione są również kolejne 3 reguły typu Programowanego. Podobnie jak miało to miejsce dla reguły Księgowanie księgi głównej dla poprzedniego okresu, odpowiednie dedykowane programy dostępne są na systemie backend wraz z wgraniem odpowiedniego pluginu.
Wraz z każdą zauważoną zmianą dla tego pola ma miejsce zgłoszenie naruszenia, oraz w zależności od konfiguracji powiązanej kontroli w SAP Process Control, przekazanie odpowiedniej informacji do właściciela.
Poza regułami, powiązanymi bezpośrednio z konkretnymi obszarami i modułami systemu SAP w ramach standardowych reguł dostępne są reguły specyficzne, ułatwiające uzyskanie zgodności z wymaganiami FDA. Reguły te dotyczą przede wszystkim zarządzania jakością (moduł QM) oraz zarządzania magazynem (obszar WM).
Pozostałe dotyczące zarządzania magazynem dotyczą monitorowania i zgłaszania naruszeń dla ustawień obsługi kolejki:
W artykule wykorzystano materiały firm SAP SE.